Certificación ISO 9001 para asociaciones y fundaciones: ventajas y claves de éxito

La norma ISO 9001 es una herramienta fundamental para la gestión de la calidad en organizaciones de todo tipo. Generalmente se ha asociado más a la industria o el comercio, pero la realidad es que certificarse en ISO 9001 puede ser altamente beneficioso para asociaciones y otras entidades sin ánimo de lucro como pueden ser las fundaciones o las ONGs. Vamos a ver por qué.

¿Qué ventajas tiene para una asociación el certificarse en ISO 9001?

La ISO 9001 es un estándar desarrollado por la Organización Internacional de Normalización que establece los criterios y requisitos mínimos para diseñar e implementar Sistemas de Gestión de Calidad (SGC) que sean eficaces y que estén basados en principios como el enfoque en el cliente o la mejora continua.  Certificarse en ella implica para asociaciones, fundaciones y otras entidades sin ánimo de lucro como ONGs, múltiples ventajas:

Mejora de la eficiencia operativa. La implementación de la norma ISO 9001 permite a las asociaciones optimizar sus procesos internos. Al estandarizar el trabajo y definir las responsabilidades y roles de cada miembro del equipo, se reducen los errores y se minimizan los “retrabajos” o trabajos dobles. De esta forma, además de ahorrar en tiempo, las asociaciones pueden centrarse en ofrecer un mejor servicio a sus miembros o usuarios, y en alcanzar las metas u objetivos que se hayan planteado.

Esta mejora es además continuada en el tiempo. Una de las bases de la ISO 9001 es el fomento de la cultura de la mejora continua en el seno de las organizaciones. A través de la implementación de esta norma, las asociaciones pueden establecer indicadores de rendimiento y utilizar estos datos para tomar decisiones bien fundamentadas que les ayuden a crecer. La ISO 9001 por su propia naturaleza permite identificar áreas de mejora y asegurar que la organización esté constantemente evolucionando y adaptándose a las nuevas necesidades y desafíos.

Aumento de la satisfacción del cliente. Uno de los principios fundamentales de ISO 9001 es el enfoque en el cliente. Para las asociaciones, esto significa mejorar la atención y los servicios ofrecidos a sus miembros o usuarios. Al implementar un SGC basado en ISO 9001, las asociaciones pueden recoger de manera sistemática el feedback de sus usuarios y utilizar esta información para realizar mejoras continuas en sus servicios. Esto resulta en una mayor satisfacción y fidelidad por parte de los miembros.

Credibilidad y confianza. Para los miembros y otras partes interesadas, una certificación ISO 9001 es una garantía de que la asociación se compromete a mantener altos estándares de calidad en todas sus actividades. Además la ISO 9001 es un estándar reconocido a nivel internacional, por lo que su impacto no se reduce solo al entorno más inmediato de la organización sino que puede beneficiarla a nivel global.

Acceso a nuevas oportunidades. Tanto a nivel de financiación como de colaboración. Para la consecución de ciertas subvenciones y ayudas públicas, el contar con una certificación ISO 9001 que avale el compromiso de la entidad con la calidad y la satisfacción de sus socios, puede ser determinante. Y lo mismo sucede con posibles socios, patronos o benefactores. La ISO 9001 no deja de ser un indicador de buena gestión y seriedad. Por este motivo, puede abrir puertas a proyectos y alianzas difícilmente alcanzables de otra manera.

Cumplimiento legal. Las asociaciones y fundaciones son entidades muy distintas a lo que puede ser una empresa o cooperativa. Se rigen y regulan por sus propias leyes y normas, como por ejemplo, la Ley Orgániza 1/2002, de 22 de marzo, reguladora del Derecho de Asociación. Certificarse en ISO 9001 puede ayudar a este tipo de entidades a conocer con detalle todos los requisitos y procesos a los que están obligadas (estatutos, acta fundacional, asambleas generales, registros, etc.) y a estandarizar procesos que les ayuden a cumplirlos y gestionarlos eficazmente.

7 claves para certificar ISO 9001 en tu asociación con éxito

Como hemos visto, las ventajas para las asociaciones de certificarse en ISO 9001 son múltiples y de muy diversa índole. Pero, ¿qué aspectos debe tener en cuenta una entidad que quiera certificarse?

1. Compromiso de la Alta Dirección. Su liderazgo es crucial para motivar al personal y garantizar que todos comprendan la importancia del sistema de gestión de calidad. También lo es a la hora de asignar recursos y establecer roles y responsabilidades.
2. Evaluación inicial y diagnóstico. El primer paso es realizar una evaluación inicial de los procesos y prácticas habituales para identificar áreas de mejora y determinar el nivel de cumplimiento con los requisitos de la ISO 9001. Lo ideal es llevar a cabo un análisis DAFO (Debilidades, Amenazas, Fortalezas y Oportunidades).
3. Formación del personal. Es fundamental capacitar al personal en los principios y requisitos de la ISO 9001, así como en las herramientas y técnicas de gestión de calidad. También se deben desarrollar estrategias de comunicación para asegurar que todo el personal esté al tanto del proyecto y comprenda su papel en el mismo. En Kaizen Certificación ofrecemos cursos de formación sobre ISO 9001 que pueden ayudar a los miembros de una asociación a conocer e interpretar sus requisitos.
4. Planificación y documentación del proyecto. Se debe crear un plan detallado que incluya las actividades, plazos y recursos necesarios para la implementación del SGC. Todo (procedimientos, protocolos, etc.) debe quedar además debidamente registrado y documentado.
5. Implementación de procesos y controles. Cuando se implementen los procedimientos del Sistema de Gestión de Calidad se deben acompañar de hitos y objetivos que permitan medir su desempeño buscando no conformidades con la norma y asegurando su eficiencia y eficacia. Las auditorías internas son muy útiles a este respecto.
6. Certificación. Es importante elegir una entidad certificadora acreditada y de confianza que realice la auditoría de certificación del SGC, así como las auditorías de seguimiento y de renovación. En Kaizen Auditoría y Certificación somos entidad acreditada por la ENAC y podemos certificar el SGC de tu asociación o fundación bajo la norma ISO 9001.
7. Mantenimiento del Sistema de Gestión de Calidad. Con la certificación no acaba el trabajo, es muy importante establecer un ciclo de revisión y mejora continua para mantener y mejorar el SGC a lo largo del tiempo. En nuestro blog te explicamos cómo.

Si tienes cualquier duda sobre el proceso de certificación en ISO 9001 para tu asociación o fundación no dudes en contactar con nosotros, nuestro equipo de especialistas resolverá tus dudas y te asesorará sobre el proceso.