¿Cómo mantener el certificado ISO 9001?

Cuando obtenemos la certificación ISO 9001 por primera vez podemos caer en el error de pensar que todo el trabajo, o casi todo, ya está hecho. Sin embargo, la realidad es que el trabajo no ha hecho más que comenzar.

La norma ISO 9001 tiene su foco puesto en la mejora continua de las organizaciones y en la consecución de la excelencia en la gestión. Para ello hace un especial hincapié en la vigilancia de aquellos procesos que se consideran críticos y en la aplicación de medidas correctivas cada vez que se detecten fallos o posibles elementos de mejora.

Es decir, por su propia naturaleza y razón de ser, la certificación en ISO 9001 es un trabajo de fondo, un proceso de constante evolución y mejora que no acaba con la obtención del certificado.

El certificado IS0 9001 acredita que la empresa o entidad auditada ha desarrollado e implantado un Sistema de Gestión de Calidad (SGC) que cumple con los requisitos y los estándares establecidos en la norma.

El mantenimiento de la certificación ISO 9001 requiere de la realización de auditorías anuales de seguimiento. Además, debemos saber que el periodo de validez de la certificación en IS0 9001 es de tan solo tres años, tras los cuales debe renovarse.

El ciclo de la certificación en ISO 9001

Cuando una empresa se certifica en ISO 9001 por vez primera debe realizar una auditoría inicial en dos etapas. En la primera de ellas, la “etapa 1”, se revisará la documentación del sistema de gestión de calidad a certificar, se evaluarán las condiciones de los centros de trabajo, el estado de implantación del sistema de gestión y se intercambiará información con el personal para evaluar su grado de comprensión de los requisitos de la norma, con el fin de determinar el estado de preparación para la “etapa 2”.

Una vez confirmada la preparación de la empresa para la “etapa 2”, se procederá a la auditoría de certificación en sí. Se trata de una auditoría in situ en la que se revisan todos los procesos del SGC y en la que se señalan todas las no conformidades con la norma, si las hubiera, para que se puedan llevar a cabo las acciones correctivas necesarias antes de obtener finalmente la certificación.

En los siguientes dos años, la empresa deberá someterse a sendas auditorías de seguimiento. Estas auditorías también se realizan in situ pero no son tan exhaustivas. Es posible que se centren solo en algunos procesos clave o en solo algunas líneas de producto o en alguno de los centros de la empresa si tuviese varios.

Finalmente, a los tres años es necesaria la realización de una auditoría de renovación en la que se verificará la evolución del SGC y cuáles han sido las mejoras alcanzadas por la organización.

La validez de un certificado ISO 9001 es de tres años, tras los cuáles es necesario renovar la certificación dando comienzo a un nuevo ciclo de certificación de tres años.

Desde nuestra experiencia como empresa certificadora podemos decir que, aunque pueda parecer engorroso, el hecho de tener renovar la certificación de la ISO 9001 cada tres años y realizando las auditorías de seguimiento anuales, es la mejor vía para demostrar que el interés y el compromiso de la organización con la mejora continua y la excelencia en la gestión no ha sido fruto de un día, sino que forma parte de su ADN y su cultura como empresa.

10 medidas que nos ayudarán a mantener el certificado ISO 9001 con éxito

Tanto en las auditorías de seguimiento como en las de renovación, pueden hallarse no conformidades con respecto a la norma que si no se subsanan pueden conducir a la pérdida de la certificación. Para que esto no suceda, es muy recomendable que las empresas certificadas incorporen en su día a día algunas medidas como las siguientes:

• Desarrollar un calendario de trabajo indicando que acciones se tienen que llevar a cabo con respecto al SGC (formaciones, informes, evaluaciones internas, encuestas de satisfacción a clientes…), su frecuencia y quiénes son los responsables. Es decir, es importante tener un Plan de Acción.
• La formación interna es muy importante para capacitar al equipo en los requisitos que exige la norma y en sus beneficios.
• También resulta muy útil realizar consultas internas al equipo para que expongan sus ideas y propuestas de mejora para la organización.
• Del mismo modo, es muy importante que la alta dirección de la empresa, los que realmente tienen la posibilidad de decidir y cambiar las cosas, esté implicada en todo el proceso y conozca todos los pormenores. El SGC no debe ser solo una cosa del Departamento de Calidad o de Innovación o de Prevención de Riesgos, sino que debe ser algo de toda la compañía.
• Por otro lado, lo ideal sería que nuestros socios, colaboradores y proveedores estén alineados con nuestros valores y nuestro compromiso con la calidad. Una opción, por ejemplo, es solicitarles una auditoría de segunda parte o de proveedor.
• Nuestro Sistema de Gestión de Calidad debe incluir una serie de indicadores y de controles para determinar el buen funcionamiento del mismo. Si los resultados no son buenos deberemos aplicar las medidas correctivas oportunas y documentarlo.
• Otra medida muy interesante que podemos adoptar es la de es medir de forma sistematizada la satisfacción de nuestros clientes. La norma ISO 9001 tiene una clara orientación al cliente y la cobertura de sus necesidades y expectativas.
• También deberemos estar muy atentos a los cambios de normativa, leyes, tendencias de mercado etc. que puedan afectarnos.
• Por otro lado, también puede resultar muy útil conocer ejemplos de buenas prácticas de otras empresas de nuestro sector o nuestro entorno, participar en foros, compartir experiencias.
• Por último, deberemos tomarnos las auditorías periódicas que estamos obligados a realizar en nuestra organización como una herramienta para controlar la conformidad de los procesos y el sistema de gestión de la calidad, para identificar problemas, riesgos, no conformidades y también para la identificación de buenas prácticas que pueden ser utilizadas en otras áreas de la organización.

Como vemos obtener y mantener el certificado ISO 9001 es un trabajo continuo y de toda la organización. Bien hecho puede contribuir a una mejora sustancial en la productividad y los beneficios de la empresa.

Si quieres certificar que tu Sistema de Gestión de Calidad se adecua a la norma ISO 9001 y obtener tu sello de certificación, en Kaizen podemos ayudarte. Somos entidad certificadora acreditada por ENAC, la Entidad Nacional de Acreditación. Y si tienes cualquier cuestión sobre el proceso de certificación o quieres ampliar información sobre nuestros servicios no dudes en contactar con nosotros.