Guía Práctica para Preparar una Auditoría de Segunda Parte: Optimiza el Rendimiento de tus Proveedores

Una auditoría de segunda parte es una herramienta clave para verificar si tus proveedores, subcontratistas o colaboradores cumplen con los estándares que consideras críticos para mantener una relación contractual o de colaboración a largo plazo. Aunque no conduce a una certificación como la ISO 9001 o ISO 14001, es un proceso esencial para garantizar la calidad y minimizar riesgos en la cadena de suministro.

En esta guía, vamos a detallar los pasos más importantes para preparar y realizar con éxito una auditoría de segunda parte, asegurando que tu empresa optimiza su relación con sus proveedores y colaboradores.

Paso 1: Definir el Alcance de la Auditoría

Antes de iniciar cualquier proceso de auditoría, es fundamental definir qué aspectos de la operación del proveedor o colaborador serán auditados. Algunas preguntas clave que debes responder al definir el alcance son:

• ¿Qué requisitos son críticos para nuestra empresa?
• ¿Qué normativas deben cumplir los proveedores?
• ¿Cuáles son las áreas más sensibles, como la calidad, la seguridad, o la sostenibilidad?

El alcance debe ser claro y específico, ya que definirá el enfoque y los recursos necesarios para la auditoría. Por ejemplo, si tu empresa necesita garantizar que su proveedor cumple con requisitos de sostenibilidad, como la ISO 14001, entonces la auditoría deberá centrarse en los sistemas de gestión ambiental del proveedor.

Paso 2: Preparar la Documentación

Una vez definido el alcance, se debe preparar la documentación necesaria. Esto incluye tanto la documentación interna como la que se debe solicitar al proveedor o subcontratista. Entre los documentos más comunes que se deben revisar y solicitar durante una auditoría de segunda parte se encuentran:

• Contratos y acuerdos de calidad.
• Manuales de procedimientos y políticas internas del proveedor.
• Registros de inspecciones anteriores o auditorías internas.
• Certificados de calidad o ambientales.

Asegúrate de tener acceso a toda la documentación relevante antes de la auditoría, ya que esto facilitará el proceso de revisión y te permitirá comparar la documentación con lo observado durante la auditoría.

Paso 3: Planificación de la Auditoría

La planificación adecuada es clave para el éxito de la auditoría. En esta fase, deberás:

• Establecer un equipo de auditoría: Asegúrate de contar con un equipo formado y con conocimientos técnicos en las áreas a auditar.
• Programar la auditoría: Coordina con el proveedor para fijar una fecha que permita realizar la auditoría sin interrupciones. Asegúrate de que los responsables del proveedor estarán disponibles para proporcionar la información necesaria.
• Preparar un cronograma de auditoría: Establece los tiempos para cada fase de la auditoría, incluyendo reuniones de apertura y cierre, así como la revisión de áreas específicas de la operación del proveedor.

Paso 4: Realización de la Auditoría In Situ

Una auditoría de segunda parte se realiza normalmente en las instalaciones del proveedor. Durante la auditoría, se evalúan los procesos y procedimientos clave para verificar si cumplen con los requisitos establecidos.

Puntos importantes a revisar durante la auditoría:

• Revisión de procesos: Asegúrate de que los procesos del proveedor están documentados y se siguen según lo acordado.
• Revisión de instalaciones: Verifica que las instalaciones cumplen con los requisitos de seguridad, calidad o medioambientales según el alcance de la auditoría.
• Entrevistas con el personal: Hablar con los trabajadores y responsables es esencial para comprender si realmente se están aplicando los procedimientos establecidos.

Paso 5: Emisión del Informe de Auditoría

Una vez concluida la auditoría, el equipo de auditoría debe redactar un informe detallado en el que se reflejen los hallazgos, las no conformidades encontradas y las áreas de mejora identificadas.

El informe debe incluir:

• Resumen de la auditoría: Descripción de lo que se auditó y los objetivos.
• No conformidades: Detalles de cualquier incumplimiento de los requisitos.
• Recomendaciones de mejora: Áreas en las que el proveedor puede mejorar sus procesos o procedimientos.
• Conclusiones y próximos pasos: Indica si el proveedor cumple o no con los requisitos establecidos y cuáles son los siguientes pasos.

Paso 6: Seguimiento y Cierre de No Conformidades

Si se identifican no conformidades durante la auditoría, es importante que la empresa solicitante establezca un plan de acción para su corrección. Esto puede incluir:

• Plazos para la corrección de no conformidades.
• Revisiones posteriores: Para verificar que se han implementado las acciones correctivas.

El seguimiento es crucial para asegurar que los problemas detectados no vuelvan a ocurrir y que el proveedor está comprometido con la mejora continua.

Conclusión

Preparar una auditoría de segunda parte es un proceso que requiere una planificación minuciosa y un enfoque sistemático. Desde la definición del alcance hasta la ejecución y el seguimiento, cada fase es esencial para garantizar que tu empresa trabaja con proveedores que cumplen con los estándares requeridos.

Si necesitas realizar una auditoría de segunda parte a tus proveedores o socios comerciales, en Kaizen Auditoría y Certificación somos especialistas en la realización de estas auditorías. Para más información, consulta nuestro artículo principal sobre auditorías de cliente aquí.